Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Bewirtungsbelege und BelegFix
Grundlagen
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerliches Dokument gemäß § 4 Abs. 5 EStG, das die geschäftliche Veranlassung einer Bewirtung nachweist. Er wird zusätzlich zur Restaurantrechnung erstellt und enthält Angaben zu Anlass, Teilnehmern und Kosten der Bewirtung.
Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?
Pflichtangaben sind: Ort der Bewirtung (Name und Adresse des Restaurants), Tag der Bewirtung, alle Teilnehmer (Name und Firma), konkreter Anlass der Bewirtung, Höhe der Aufwendungen (Rechnungsbetrag und ggf. Trinkgeld) sowie die Unterschrift des Gastgebers.
Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
Bewirtungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei digitaler Aufbewahrung muss die Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum sichergestellt sein.
Steuerrecht
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann ich absetzen?
70% der Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe absetzbar. Der Vorsteuerabzug ist jedoch zu 100% möglich, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Was passiert bei Rechnungen über 250 Euro?
Bei Rechnungen über 250 € brutto muss der Name des Bewirtenden (Gastgeber) maschinell auf der Rechnung aufgedruckt sein. Ohne diesen Aufdruck verlieren Sie den Vorsteuerabzug gemäß § 14 UStG. Bitten Sie das Restaurant daher, Ihren Namen auf die Rechnung drucken zu lassen.
Kann ich Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg angeben?
Ja, unquittiertes Trinkgeld kann separat auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden. Es wird zur Gesamtsumme hinzugerechnet und ist ebenfalls zu 70% als Betriebsausgabe absetzbar. Allerdings gibt es auf unquittiertes Trinkgeld keinen Vorsteuerabzug.
GoBD
Was bedeutet GoBD-konform?
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Ein GoBD-konformer Beleg ist unveränderbar, nachvollziehbar, zeitgerecht erfasst und ordnungsgemäß aufbewahrt. BelegFix erstellt automatisch GoBD-konforme PDFs.
Ist eine digitale Unterschrift auf dem Bewirtungsbeleg erlaubt?
Ja, seit dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ist eine digitale Signierung des Bewirtungsbelegs zulässig. Dabei wird ein Zeitstempel zusammen mit der Nutzer-Identifikation als Unterschriftersatz verwendet.
Praxistipps
Wird ein handschriftlicher Kassenbon akzeptiert?
Nein, bei Bewirtungen wird ein handschriftlicher Kassenbon vom Finanzamt in der Regel nicht anerkannt. Die Restaurantrechnung muss maschinell erstellt sein.
Was ist ein korrekter Bewirtungsanlass?
Der Anlass muss konkret und geschäftsbezogen sein. Pauschale Begriffe wie "Geschäftsessen" oder "Kundenpflege" werden nicht akzeptiert. Richtig wäre z.B.: "Vertragsverhandlung Lieferabkommen 2026 mit Fa. Meier" oder "Projektbesprechung Website-Relaunch".