Digitale Bewirtungsbelege: Rechtssichere Archivierung

Warum die richtige Archivierung entscheidend ist

Digitale Bewirtungsbelege müssen nicht nur korrekt erstellt, sondern auch rechtssicher archiviert werden. Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt jederzeit auf vollständige und unveränderte Belege zugreifen können. Die GoBD-Grundsätze geben dabei den Rahmen vor.

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege beträgt 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.

Beispiel: Ein Bewirtungsbeleg vom 15. März 2025 muss bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.

Was muss aufbewahrt werden?

• Der vollständig ausgefüllte Bewirtungsbeleg mit allen Pflichtangaben
• Die Originalrechnung des Restaurants
• Bei Kreditkartenzahlung: der Zahlungsbeleg
• Bei Trinkgeld: der separate Nachweis

Anforderungen an die digitale Archivierung

Unveränderbarkeit

Einmal archivierte Belege dürfen nachträglich nicht verändert werden. Jede Änderung muss protokolliert und nachvollziehbar sein. Das bedeutet:

• Keine nachträgliche Bearbeitung von PDF-Dateien
• Versionierung bei Korrekturen
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen

Vollständigkeit

Alle relevanten Belege müssen lückenlos archiviert werden. Fehlende Belege können bei einer Prüfung zur Nichtanerkennung der gesamten Bewirtungskosten führen.

Ordnungsmäßigkeit

Die Ablage muss systematisch und nachvollziehbar sein. Belege müssen:

• Eindeutig zuordenbar sein (z.B. über Datum und Belegnummer)
• In angemessener Zeit auffindbar sein
• Einem sachverständigen Dritten verständlich sein

Maschinelle Auswertbarkeit

Digitale Belege müssen in einem Format vorliegen, das eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Akzeptierte Formate:

• PDF/A (empfohlen für Langzeitarchivierung)
• PDF
• TIFF
• Strukturierte Datenformate (XML, CSV)

Scannen von Papierbelegen

Wenn Sie Papierbelege digitalisieren, gilt das Ersetzende Scannen nach GoBD:

1. Zeitnah scannen – möglichst zeitnah nach Erhalt
2. Vollständig erfassen – alle Seiten und Rückseiten
3. Qualität sicherstellen – alle Angaben müssen lesbar sein
4. Verfahrensdokumentation erstellen

Nach ordnungsgemäßem Scannen darf das Papieroriginal vernichtet werden – sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Praktische Tipps für die Archivierung

• Sofort digitalisieren: Scannen oder fotografieren Sie Belege direkt nach der Bewirtung
• Einheitliche Namensgebung: Verwenden Sie ein konsistentes Schema, z.B. JJJJ-MM-TT_Restaurant_Betrag
• Regelmäßige Backups: Sichern Sie Ihre digitalen Belege regelmäßig
• Cloud-Speicher: Nutzen Sie einen sicheren Cloud-Dienst mit Serverstandort in der EU

BelegFix und Archivierung

BelegFix erstellt Ihre Bewirtungsbelege bereits digital und GoBD-konform. Die generierten PDFs enthalten alle Pflichtangaben und können direkt archiviert werden. Die integrierte Foto-Funktion ermöglicht es zudem, die Originalrechnung direkt am Beleg anzuhängen.