GoBD-konforme digitale Belege: Anforderungen und Umsetzung
Was bedeutet GoBD-Konformität für digitale Bewirtungsbelege? Die wichtigsten Grundsätze für die rechtssichere digitale Belegführung.
Was ist die GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regelt, wie digitale Geschäftsunterlagen geführt werden müssen. Für die praktische Umsetzung der Archivierung lesen Sie auch unseren Artikel zur rechtssicheren Archivierung digitaler Bewirtungsbelege.
Die wichtigsten Grundsätze
1. Unveränderbarkeit
Ein einmal erstellter digitaler Beleg darf nachträglich nicht mehr verändert werden. Jede Änderung muss protokolliert werden.
2. Nachvollziehbarkeit
Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wer wann welchen Beleg erstellt oder verarbeitet hat.
3. Zeitgerechte Erfassung
Belege müssen zeitnah erfasst werden – idealerweise am Tag der Bewirtung.
4. Ordnung
Die Belege müssen systematisch abgelegt und leicht auffindbar sein.
Digitale Unterschrift
Seit dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ist eine digitale Signierung des Bewirtungsbelegs zulässig. Dabei wird ein Zeitstempel zusammen mit der User-Identifikation als Unterschriftersatz verwendet.
Aufbewahrungsfrist
Bewirtungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei digitaler Aufbewahrung muss die Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum gewährleistet sein.
GoBD und Bewirtungsbelege
Stellen Sie sicher, dass Ihr Bewirtungsbeleg alle Pflichtangaben enthält und korrekt ausgefüllt ist. Nur so ist die steuerliche Absetzbarkeit Ihrer Bewirtungskosten gewährleistet.