Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben im Überblick
Welche Angaben müssen auf einem Bewirtungsbeleg stehen? Die vollständige Checkliste mit allen Pflichtfeldern nach deutschem Steuerrecht.
Die 7 Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
Ein Bewirtungsbeleg ist nur dann steuerlich anerkannt, wenn alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben vollständig und korrekt ausgefüllt sind. Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG müssen folgende Informationen enthalten sein:
1. Ort der Bewirtung
Name und Anschrift des Restaurants oder der Gaststätte, in der die Bewirtung stattgefunden hat. Bei maschinell erstellten Rechnungen ist diese Information in der Regel bereits auf dem Kassenbon enthalten.
2. Tag der Bewirtung
Das genaue Datum der Bewirtung. Dieses muss mit dem Datum auf der Restaurantrechnung übereinstimmen.
3. Teilnehmer der Bewirtung
Alle Personen, die an der Bewirtung teilgenommen haben, müssen namentlich aufgeführt werden – einschließlich des Gastgebers selbst. Bei größeren Gruppen reicht keine pauschale Angabe wie „Team Marketing".
4. Anlass der Bewirtung
Der konkrete geschäftliche Grund für die Bewirtung. Dies ist der häufigste Fehlergrund bei der Ablehnung durch das Finanzamt. Lesen Sie hierzu unseren ausführlichen Artikel zum Thema Anlass der Bewirtung richtig formulieren.
5. Höhe der Aufwendungen
Der Gesamtbetrag der Bewirtung, aufgeschlüsselt nach Rechnungsbetrag und gegebenenfalls Trinkgeld.
6. Angabe des Rechnungsbetrags und Trinkgelds
Eine separate Aufstellung von Rechnungsbetrag und Trinkgeld. Das Trinkgeld muss gesondert ausgewiesen werden, da es steuerlich anders behandelt wird.
7. Unterschrift des Bewirtenden
Der Gastgeber muss den Bewirtungsbeleg eigenhändig unterschreiben. Bei digitalen Belegen ist eine elektronische Signatur zulässig, sofern sie den GoBD-Anforderungen entspricht.
Häufige Fehler bei den Pflichtangaben
- Fehlende Teilnehmer: Alle Personen müssen namentlich genannt werden
- Zu pauschaler Anlass: „Geschäftsessen" oder „Kundenpflege" reichen nicht aus
- Fehlendes Trinkgeld: Auch wenn kein Trinkgeld gezahlt wurde, sollte dies vermerkt werden
- Unleserliche Angaben: Alle Einträge müssen gut lesbar sein
Checkliste zum Abhaken
- Restaurantname und Anschrift vorhanden
- Datum korrekt und passend zur Rechnung
- Alle Teilnehmer namentlich aufgeführt
- Konkreter geschäftlicher Anlass formuliert
- Rechnungsbetrag und Trinkgeld getrennt ausgewiesen
- Unterschrift des Gastgebers vorhanden
- Originalrechnung beigefügt
Fazit
Ein vollständig ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist die Grundvoraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit Ihrer Bewirtungskosten. Mit BelegFix stellen Sie sicher, dass kein Pflichtfeld vergessen wird – die App führt Sie Schritt für Schritt durch alle erforderlichen Angaben.