Bewirtung im Ausland: Besonderheiten und Tipps

Bewirtungskosten im Ausland

Geschäftliche Bewirtungen finden nicht immer in Deutschland statt. Bei Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie im Inland, aber es gibt einige Besonderheiten zu beachten.

Grundsätzliche Regeln

Die 70%-Regelung für die steuerliche Absetzbarkeit gilt auch bei Bewirtungen im Ausland. Ebenso müssen alle Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg vorhanden sein.

Währungsumrechnung

Bei Rechnungen in Fremdwährung muss der Betrag in Euro umgerechnet werden:

Welcher Kurs gilt?

• Tageskurs am Tag der Bewirtung (empfohlen)
• Bei Kreditkartenzahlung: der Umrechnungskurs der Kreditkartenabrechnung

Dokumentation

• Notieren Sie den Originalbetrag in Fremdwährung
• Dokumentieren Sie den verwendeten Umrechnungskurs
• Berechnen Sie den Euro-Betrag
• Bewahren Sie die Kreditkartenabrechnung als Nachweis auf

Tipp: Fotografieren Sie die Rechnung sofort, da Thermodrucke im Ausland besonders schnell verblassen.

Umsatzsteuer bei Auslandsbewirtungen

Innerhalb der EU

Bei Bewirtungen in einem anderen EU-Land:

• Ausländische Umsatzsteuer ist nicht als Vorsteuer im deutschen Umsatzsteuervoranmeldung abziehbar
• Stattdessen: Erstattung über das Vorsteuervergütungsverfahren (Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern)
• Frist: Antrag bis zum 30. September des Folgejahres
• Mindestbetrag: 50 Euro pro Kalenderjahr (bei Einzelantrag: 400 Euro)

Außerhalb der EU (Drittland)

• Kein Vorsteuerabzug in Deutschland möglich
• Erstattung nur über bilaterale Abkommen (sofern vorhanden)
• Die gesamte Bruttosumme fließt in die Betriebsausgabenberechnung ein

Rechnungsanforderungen im Ausland

Ausländische Restaurants kennen oft keine deutschen Rechnungsvorschriften. Achten Sie darauf:

• Restaurantname und Adresse müssen auf der Rechnung stehen
• Datum muss erkennbar sein
• Einzelaufstellung der Positionen ist wünschenswert
• Zahlungsbeleg (Kreditkarte) als zusätzlichen Nachweis aufbewahren

Wenn die Rechnung unvollständig ist

Bei ausländischen Rechnungen ist das Finanzamt in der Regel kulanter, da die Restaurants nicht den deutschen Vorschriften unterliegen. Dennoch sollten Sie:

1. Fehlende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg ergänzen
2. Den Zahlungsbeleg beifügen
3. Gegebenenfalls eine Eigenquittung erstellen

Besonderheiten nach Ländern

USA

• Trinkgeld ist üblich (15-20%) und wird erwartet
• Rechnungen enthalten häufig keine Umsatzsteuer
• Sales Tax variiert nach Bundesstaat

Großbritannien

• Seit Brexit: Drittland-Regelung für Vorsteuer
• Service Charge oft bereits in der Rechnung enthalten
• Prüfen Sie, ob Trinkgeld separat oder inkludiert ist

Schweiz

• Kein EU-Mitglied: Drittland-Regelung
• Schweizer Franken müssen umgerechnet werden
• Trinkgeld ist in der Rechnung meist enthalten

Praktische Tipps für Bewirtungen im Ausland

• Rechnung sofort fotografieren: Thermodrucke verblassen schnell
• Kreditkarte nutzen: Vereinfacht die Dokumentation und Währungsumrechnung
• Bewirtungsbeleg zeitnah ausfüllen: Solange die Details frisch im Gedächtnis sind
• [Anlass konkret formulieren](/gut-zu-wissen/praxistipps/anlass-der-bewirtung-richtig-formulieren): Auch bei Auslandsbewirtungen gilt: Je konkreter, desto besser
• Kreditkartenabrechnung aufbewahren: Dient als Nachweis für Betrag und Währungskurs

Fazit

Bewirtungen im Ausland sind steuerlich absetzbar, erfordern aber eine sorgfältigere Dokumentation. Mit BelegFix können Sie auch Bewirtungsbelege für Auslandsessen erstellen und alle relevanten Angaben erfassen. Achten Sie besonders auf die korrekte Währungsumrechnung und die vollständige Archivierung aller Belege.