Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerliches Dokument, das Sie benötigen, um Bewirtungskosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Er ergänzt die Restaurantrechnung um wichtige Angaben wie den Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer. Eine detaillierte Übersicht aller Pflichtfelder finden Sie in unserem Artikel Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben im Überblick.

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG müssen folgende Angaben enthalten sein:

1. Ort der Bewirtung – Name und Anschrift des Restaurants
2. Tag der Bewirtung – Das genaue Datum
3. Teilnehmer – Alle bewirteten Personen mit Name und Firma
4. Anlass der Bewirtung – Ein konkreter, geschäftlicher Grund (siehe Anlass richtig formulieren)
5. Höhe der Aufwendungen – Rechnungsbetrag und ggf. Trinkgeld
6. Unterschrift des Gastgebers

Häufige Fehler vermeiden

• Zu pauschal: "Geschäftsessen" oder "Kundenpflege" reicht nicht aus
• Fehlende Teilnehmer: Alle Personen müssen namentlich genannt werden
• Handschriftliche Rechnung: Bei Bewirtungen wird diese i.d.R. nicht anerkannt

Die 250-Euro-Grenze

Bei Rechnungen über 250 € brutto muss der Name des Gastgebers maschinell auf der Rechnung aufgedruckt sein (§ 14 UStG). Ohne diesen Aufdruck verlieren Sie den Vorsteuerabzug. Mehr Details zu Schwellenwerten finden Sie unter Bewirtungskosten 2025: Aktuelle Grenzen.

Digitale Erstellung und Archivierung

Mit BelegFix erstellen Sie Ihren Bewirtungsbeleg digital und GoBD-konform. Achten Sie darauf, den Beleg zusammen mit der Originalrechnung rechtssicher zu archivieren.